Es la planificación del proceso de gestión, integración, y organización de los recursos para dejar funcionando el proyecto, y en su caso, entregarlo al equipo directivo que lo que lo va a operar.   10   14   21 

Equipo directivo

Cualquier inversionista querrá conocer al equipo directivo, quiénes van a ejecutar el proyecto: profesión, estudios, experiencia, éxitos profesionales, forma de pensar o de entender los negocios, y rol en el equipo.

Ayudará mucho que ya se tenga avance en el proyecto, por ejemplo prototipos, ventas, o informes de grupos de enfoque, o que se tenga participación en la implementación de otros proyectos similares, lo que facilite comunicar que el equipo sabe lo que hace, que conoce el mercado y la industria, y que sus suposiciones tienen bases.   

Aunque siempre se prefiere educación formal, experiencia, y equipos, a educación informal, intuición, y emprendedores solitarios, siempre hay excepciones, y puedes enfatizar cualidades valiosas como creatividad, experiencia empírica o familiar, viajes de exploración, publicaciones... lo importante es que muestres capacidad y talento para llevar a cabo el proyecto. 

Actividades y calendario

Planeación

Define las actividades necesarias para la ejecución, así como la estimación del tiempo, objetivos, y en qué momento se considera terminada, debes tener al menos una 'lista de tareas' pero también sería recomendable contar con una 'gráfica de Gantt', o un 'diagrama PERT' según la complejidad del proyecto.  

El plan de actividades tiene que diseñarse tomando en cuenta las habilidades y capacidad del equipo, y debes aprender a negociar precios, plazos, condiciones, tiempos de entrega, y garantías, y diseñar contratos con los participantes, especialmente con los proveedores de bienes como materiales y componentes, y de servicios como diseñadores, ingenieros, y contratistas.  15

Organización

Asigna las tareas a los miembros del equipo, debe quedar claro qué se espera (entregables), y cuál es el tiempo límite para lograrlo, pues el trabajo de un miembro del equipo influye en lo que harán los demás, y muchas actividades están relacionadas (primero la construcción, luego la maquinaria, luego la capacitación).  A diferencia de un organigrama para la operación que es relativamente fijo (cada quien tiene una función única), el equipo para la ejecución asumirá diferentes roles conforme se van cumpliendo diferentes fases. 

Dirección

Si es un proyecto muy grande, hay que hacer un organigrama específico para la ejecución, aunque la mayoría de las veces no es necesario pues suelen ser equipos pequeños y auto-dirigidos, aunque sí debe quedar claro para todos que el coordinador debe tomar las decisiones. 

Control.

Hay muchos programas y recursos para gestionar proyectos, algunos de paga como Microsoft Project, Oracle Primavera, o Basecamp, otros con ediciones gratuitas, que suelen ser más sencillos, pero que también prácticos, especialmente si el proyecto no es tan complejo, como Trello, Asana, Colabtive, Gantt Project, o Sinnaps. 16    Utiliza aquellos con los que ya estés familiarizado y usa varios recursos para que se facilite la planificación y comunicación del equipo, y que se monitoree y controle el avance.  

Manejo de conflictos. Con más frecuencia de lo que nos gustaría, algunos miembros del equipo, o los proveedores (incluyendo asesores), no cumplen adecuadamente su función, objetivos, calidad, o entrega a tiempo; analiza si la planificación fue adecuada, si hay circunstancias no consideradas, si se necesita alguna forma de apoyo o seguimiento por parte del resto del equipo, o si es necesario aclarar malos entendidos, solucionar desacuerdos mediante la negociación, o en caso extremo, separar a algún integrante del equipo, dar por terminada la relación con un proveedor, o incluso reclamar la devolución de un pago o anticipo, o exigir indemnizaciones.  

Es en estas situaciones donde los contratos y acuerdos por escrito se vuelven importantes, prevé todos los escenarios para que no te tomen por sorpresa, y sigue con cada proveedor un proceso completo, según la complejidad o costo, que incluya por ejemplo cotización > propuesta > contrato > reportes > control, que todo esté claro, por escrito, y firmado, incluyendo productos entregables (descripción completa, calidad esperada, características, cumplimiento de normatividad), lugar y tiempo de entrega, formas de pago o devolución, garantías, servicio, causas de terminación, indemnización, formas de resolución de conflictos (negociación, mediación, arbitraje, tribunales) y legislación aplicable; si un proveedor, especialmente de servicios o de articulos a medida, no quiere firmar y quiere que sólo confíes en su palabra, es una mala señal, y será mejor seguir buscando.  Contar con el apoyo de un abogado antes de hacer los contratos es una de las mejores decisiones que puedes tomar.  2  3  17  18

La comunicación con el equipo debe ser constante y clara, aprovecha a los buenos elementos en actividades de coordinación, evalúa las capacidades reales, e identifica a los proveedores confiables. 

 

Tabla

Cómo llenar la Tabla 

En la tabla se puede elaborar una "gráfica de Gantt", que es una manera muy sencilla y práctica de mostrar las actividades del proyecto y su programación.

Actividades

Con duración y fechas de inicio y término. La primera fecha de inicio es por fórmula en funciónd de la fecha de apertura del archivo, cámbiala manualmente para que quede fija.

Diagrama de Gantt

Es la programación de las actividades en un calendario para facilitar su visualización. 

Procesador

EJEMPLO

Creado con el Personal Edition de HelpNDoc: Entorno gratuito de creación de ayuda